大学档案馆工作总结(5)

篇四：武汉大学档案馆 20xx年工作总结

    一年来，在学校主管领导和直属单位党委的领导下，档案馆坚持以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，以构建和谐档案馆为基础，发挥学校档案的信息传递、文化沉淀和爱校教育“三项”功能，主动做好为学校领导决策服务、为学校中心工作服务、为学校师生员工和社会服务等“三项”服务，突出老照片、名人档案和校史课“三项”工作特色，圆满地完成了 2006 年各项工作任务，档案工作有了较大的发展，现将具体情况总结如下：
    一、档案业务指导工作积极主动，确保了档案及时入库
    档案是学校的重要资源，它具有咨政、育人、存史和凭证作用。我馆工作中特别注重档案原始资料的形成与积累。档案的形成不仅需要全员性的参与，而且更需要档案专兼职人员的事前指导与事后的跟踪收集。我馆今年加强了各立卷单位及兼职档案员队伍的建设，今年全校立卷部门达到 82 个，较上年增加 4 个；全年采取不同的形式培训兼职档案员 300 人次，使档案原始资料的形成和收集的保证体系更加完善。 2006 年全年形成各类档案 15982 卷，较去年增加 10187 卷，增长率为 175.8 ％，目前我馆馆藏档案已达到 176259 卷。
    二、档案资料收集工作常抓不懈，丰富了档案馆馆藏资源
    为了使各个时期档案原始资料和珍贵名人档案资料及时收集汇总到档案馆，我们要求各室按其职责进行对口负责，并尽力做到上门收集与定期巡视相结合，主动收集与督促交接相结合，确保了学校档案资料的完整性。
    2006 年收集到了武昌文化图书馆专科学校 1930 － 1945 年历史档案 10 卷；接收到了 2000 年以前的老武大外事档案 2663 卷、老武大审计档案 434 卷、老武大财会档案 933 卷；接受了合校前原四校区的成教录检表 28 卷；接收了文学院老教授李格非亲属捐赠的赵朴初、冯友兰等名人为李格非教授所题写的书法藏品 12 副；接收了著名画家范曾捐赠国画《老子出关》一副。另外，我馆还搜集“弘毅大讲堂” 2004-2006 年三年讲座资料，包括海报、媒体报道、讲稿等电子版，总共 45 期；我馆派专人到湖南长沙、吉首及武汉市内有关单位收集到文学院老院长刘永济资料共 50 余件；收集了我校合校以来获全国优秀博士论文 10 篇，提名论文 12 篇。这些档案资料进一步丰富了档案馆的馆藏资源。
    三、档案整理工作有条不紊，做到了库房规范有序
    随着我校各类研究生人数的增多，形成的学位档案数量也在不断增加，每年将近 1 万多卷学位档案进馆，占我馆每年接受档案的三分之二左右，为了减轻学院的工作量，也为了保证库房的整齐有序，学位档案的装盒工作自 2002 年始由我馆统一完成。 我馆今年共接收 50 余单位的教学各类档案 11292 卷，整理排列上架研究生学位档案 5659 卷；接受党群、行政、外事、科研、基建、设备等类档案 3605 卷。档案 验收、清点必须 到件，全年达到 3 万余件，工作量大，但我馆同志齐心协力、任劳任怨，共同完成了进库档案的 验收、 清点任务。今年还编排 211 库房 2002 — 2004 年档案案卷号，装盒排序上架 6301 卷；将从学校宣传部拷贝的 2004 年以前的各类电子照片 1052 张进行了分类编目立卷，共 18 卷 909 条。通过这些有条不紊的工作，做到了库房的规范有序。
    四、档案利用服务热情周到，提升了档案工作者形象
    档案工作的确是平凡而又默默无闻的工作，但是又是重要的和不可缺少的工作。学校广大师生、社会各届人士和校内外各大媒体在求职求学中、在教学科研中、在编写院史院志和人物传记中等，都需要帮助查找档案资料、寻访校史遗址等。在对内、对外的档案利用服务中，全年共提供档案利用 3328 人次， 17041 卷次，复印材料 2 万余张。我馆同志以热情、耐心工作态度和周到、严谨的工作作风，为全校师生和社会各届人士提供了优质服务。具体表现在：
    1. 学籍档案对外利用。作为我馆直接对外的窗口，我们时刻注重规范服务行为，树立良好的对外服务形象。全年学籍档案的对外查阅达 2340 人次， 4060 卷次；处理国内外来函 228 人次，处理国外业务 48 笔，核实文凭 260 人次， 780 卷次。
    2. 文件资料档案的利用。全年为学校各单位和职工提供对现行工作有参考价值和凭证作用的档案，包括合校前和合校后的各类档案，利用达 448 人次， 3012 卷；外借 78 人次， 824 卷次；文件资料借阅 101 人次， 489 卷次， 1323 件次；图书资料借阅 164 人次， 491 册次。
    3. 照片档案的利用。全年为协助中央电视台、中南民族大学、西安建筑工程大学以及我校布置博士学位授予仪式场所、拍摄《武汉大学》记录片、哲学院、化学院、法学院、测绘学科 50 周年庆典等数十家单位和个人宣传名人大家、举办传统展览提供照片 2000 多张。
    4. 协助图书馆对研究生论文进行扫描。这项工作涉及原四校的所有研究生学籍档案和合校后 2000 － 2003 年研究生学籍档案的调卷工作，历时半年之久，我馆人员共调出和归还研究生论文 8665 卷。
    五、档案考核办法重点突出，促进了部门档案工作的规范化。
    为了切实贯彻《武汉大学档案管理考核办法》，我馆于 2006 年 11 月初下发了《关于开展档案检查的通知》，于 11 月 20 日 － 24 日对全校各单位的档案工作进行了检查和调研。此次检查由档案馆正副馆长、监督指导室、技术室、档案管理室、编研室主要负责人组成检查组，分成两组进行检查。检查的形式分为全校各单位的自查和对部分单位的抽查。检查的重点是各单位 2005 年文件材料归档的完整率和立卷归档的及时性。抽查的单位共 33 个，其中党群部门 8 个、行政部门 13 个、学院 7 个、直属单位 4 个、后勤部门 1 个。此次检查各部门领导高度重视，通过检查发现，各单位的档案管理逐步走向规范，基本上各单位都建立了具体的部门档案工作实施细则和档案人员岗位职责，立卷归档基本及时、完整，各单位基本能够把反映本单位主要职能和《武汉大学文件材料归档范围和档案保管期限表》所包含的文件材料收集齐全、完整，确保了文件材料立卷归档的详实、系统、全面和规范性。
    六、网上归档工作稳步推进，加快了档案信息化建设的进程
    加强档案信息化建设是我馆目前乃至今后更长一段时期内的重要工作之一。 2006 年元月，我馆起草了《武汉大学电子文件归档管理暂行办法》（武大档字 【 2006 】 1 号 ），按照文件精神，认真做好校内电子公文的收集整理工作，完成了 1999 年以来校发文、简报、会议纪要等重要文件材料的目录的整理与编排工作； 2006 年 3 月，举办了全校兼职档案员培训班，重点学习了电子文件的归档管理和网上归档档案软件应用，通过专家集中讲授、分组座谈讨论、实际上机操作，提高了工作人员的档案业务水平。 2006 年年底，又起草发布了《关于修订档号设置办法的通知》（武大档字【 2006 】 6 号），在全宗号后增设了部门号，为今后的网上归档工作创造了更加有利的外部条件。
    今年通过加强勤工助学学生的管理和加快对 word 等电子版案卷移交目录的转档工作，库存档案目录的录入工作进程较去年有了大幅度的提高，目前已录入案卷级 62327 条，文件级 392395 条，累计录入条目达到 454722 条；累计录入条目较去年增加 264334 ，增长率为 138.8 ％。同时为了保证了数据的安全与完整，坚持做好每天服务器的数据备份工作；今年还初步完成了档案馆网站主页的改版工作，增添了部分新的内容，为广大用户了解档案馆、利用档案信息提供了更加方便的途径。通过这些工作，我馆档案的信息化建设又向前迈进了坚实的一步。
    七、名人档案征集工作全面启动，充分体现了我校档案工作特色
    武汉大学历史悠久，百年的历史积淀给武大的档案事业带来了两个显著的特色，一是老照片特色，二是名人档案特色，我校历史名人极多，影响极大，是我校一笔巨大的精神财富。为更好地传承和发扬学校的优良历史传统，我馆 起草了《武汉大学著名人物档案管理办法》 （武大档字［ 2006 ］ 2 号文） 、《关于征集第一批名人档案的通知》 （武大档字［ 2006 ］ 4 号文） 两份公文，确定了第一批名人的具体名单和档案征集具体范围，征集方案及征集工作具体要求等，召开了全校有关院系和部门名人档案征集会议，发放了 129 位入选名人的荣誉证书等。 首批我校名人档案征集对象一共 129 人，包括：中国科学院院士、中国工程院院士；人文社会科学资深教授；建国后的学校正职领导（包括合校前各校正职领导）；曾任国家一至三级教授。目前，我校名人档案的征集启动工作开展顺利，这项工作的实施将能充分体现我校的档案工作特色。
    八、“创优迎评”工作积极参与，发挥了馆藏校史档案的文化沉淀功能
    今年 10 月教育部组织专家对我校本科教学水平进行评估，作为重点院校，我校必须以优秀水平通过评估，我馆及时向全馆职工传达评估会议和相关文件精神，成立了以 陈协强馆长为组长、副馆长及各室主任为成员的档案馆创优迎评工作领导小组， 积极开展评估档案的培训指导工作，热情接待评估资料的查询，随时为评估工作提供档案材料的查阅、借用服务工作，共提供了 419 卷（ 册）相关档案和资料的查阅、借用服务，接到评估查阅人员约 200 人次，向全校参加评估的 60 多个院系和职能部门发放了 20000 多个档案盒和 30000 多张软卷皮。并完成教务部委托的本科教学水平评估工作中的“武汉大学校史资料”的调查编制工作，共计 3 套，每套 11 本，全面系统地展示了百年武大的优良传统，包括历任校长、执教院士、学子院士、部分知名教授、部分优秀学子、俞大光院士大学生时代的《热力工程》英文笔记、部分名人名师题辞、各级领导莅临我现图片、中共“一大”代表与武大、光荣革命传统、部分省部级以上获奖荣誉证书。同时还先后在本馆及省教育厅、省档案馆、省委组织部收集 梁猷光 先生的有关档案材料，作为特殊礼物赠送给 梁猷光 先生之兄、教育部评估组组长 梁尤能 教授，这项工作受到了校党委顾书记的高度称赞。
    九、档案编研工作成绩斐然，树立了学校档案工作的良好形象
    1. “抗损”调研工作圆满完成，得到了上级部门高度肯定。抗战时期人员伤亡及财产损失的课题调研工作是一个全国性的社会课题，我馆承担了其中的子课题——武汉大学抗战时期人员伤亡及财产损失调研工作。此项工作任务重、时间紧、安全责任重大，我馆馆内为“抗战损失”课题调研提供档案利用 223 卷，学籍卡片 90 盒 1500 余张。课题负责同志还利用暑假休息时间到成都、重庆、宜昌等地查找国立武汉大学抗战时期有关线索，包括复印资料、召开座谈会、走访老校友，对武大办学旧址进行拍照，编辑录音、录像及后期制作，最后完成了《国立武汉大学抗日战争时期人员伤亡及财产损失调查报告》及《湖北省立医学院抗战时期损失情况调研报告》。这项工作受到省教育厅的高度赞扬，制作的成果《国立武汉大学抗日战争时期人员伤亡及财产损失调查报告》被视为“范本”。
    2. 《武汉大学早期建筑》顺利出版，受到了各届人士交口称赞。“武汉大学早期建筑” 系第五批全国重点文物保护单位，根据国发 [2001]25 号国务院文件的要求，我校于 2004 年 4 月成 立了武汉大学早期建筑保护委员会办公室，挂靠档案馆 。 两年多来，经过全馆同志的共同努力，由#p#副标题#e#我馆李晓虹、馆长陈协强编著的《武汉大学早期建筑》精装专著， 2006 年上半年由湖北美术出版社正式出版， 全书内分文字卷、图纸卷、照片卷、标识图卷四卷，史料翔实，资料齐全，并有中、英对照。该书得到校长刘经南院士的高度赞扬，并亲笔题词：“琼楼玉宇共湖光山色，钟灵毓秀显人杰地灵。” 学校将该书作为珍贵礼物赠送给国内外佳宾，受到各届人士的交口称赞。该书的编辑出版充分体现了档案馆工作人员的专业素养和事业责任，树立了学校档案工作的良好形象。
    2006 年，还完成了教务部及湖北省课题“百年武大教育思想及办学模式”课题资料的调研服务、完成了省档案局布置的档案目录数据库建设调研和馆藏珍贵档案目录的申报工作。为了方便查阅，保护有关历史资料， 2006 年还完成了历年职工名册、学生名册及 1977 － 2005 年文件资料的汇编工作，共计 563 册。 2006 年，为满足我校广大师生对武汉大学校史的爱好，我馆老师继续在全校学生中开设“武汉大学校史”公选课， 2 学分， 36 学时。自 2005 年 3 月开设以来，至今已 4 个学期，约 1200 余名学生选修，深受学生好评。校史课不仅是普及了校史知识，让广大学生了解了学校的辉煌历史，更重要的是培养了学生的爱校爱国情怀。
    十、内部管理工作更加规范，保证了各项工作顺利开展
    为了加强内部管理， 2006 年初，我馆完善了财务管理制度，规定由办公室统一收费、核销和报帐；同时，经过民主推荐和考核，完成了新一轮的档案管理室、技术室和编研室三个内设机构室主任的聘任工作，重新修订了各室的工作职责，领导力量得到加强，各项工作更加规 范。完善了文件的处理程序， 完成了 2003 年－ 2005 年度的文件材料的立卷归档工作、馆内局域网等设备的日常维护工作、档案装具及其它用品的购买和发放工作、 2005 年档案年报统计上报工作、库房平面图制作、日常治安消防和计划生育工作等。
    同时还制定了《武汉大学名人档案管理办法》、《档案馆档案目录录入工作规范》、《档案馆计算机机房管理规定》、《档案馆服务器机房管理规定》、《档案馆国防军工档案库房管理制度》；修订了《 档案馆消防安全保卫防火工作暂行规定》、《 档案馆消防应急疏散预案》等，各项制度更加健全，保障了各项工作的顺利开展。
    在做好日常工作的同时，我馆还特别重视思想政治教育工作，组织全体党员和积极分子到南街村参观学习，参观了纪念红军长征胜利七十周年书画摄影艺术展、教学成果展和工会运动会等活动。在全校工会健身运动会中，我馆组成的模石头过河代表队取得了全校第五名的好成绩，为直属单位党委和档案馆赢得了荣誉。通过健全各项制度和开展各项活动，保证了全馆上下心向一处想，劲往一处使，有条不紊地完成了全年各项工作任务，促进了和谐档案馆的建设。
    十一、主持湖北省高教系统档案学会的日常工作
    作为湖北省高校档案学会的秘书长单位，主持了学会的日常工作，筹备并完成了学会第二届六理事会、第三次会员代表大会和三届一次理事会，编辑《湖北高校档案工作简报》第 16 － 19 期，共计 4 期。
    总之，一年来，在馆领导的正确领导下，全馆同志团结奋斗，扎实工作，以高度的事业心和责任心，顺利完成了全年各项工作任务。在今后的工作中，我们将不断进取，团结合作，为创一流的档案馆而继续努力奋斗。