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行政助理岗位职责(2)

时间:2013-07-03 作者:张肖燕分类:职责来源:书通网

行政助理岗位职责四：

    一、执行办公用品的采购、发放、管理
    1、新员工入职时，由部门经理根据办公用品实际需要，提出申请，向行政文员签字领取。其余时间，员工急需领取办公用品，必须签字，并写清楚领用时间、项目、数量等。
    2、员工离职时，部门经理应认真清点其办公用品，并到行政部填写移交清单并签字。
    3、行政文员每月对办公用品进行一次盘点，办公用品采购原则上由各部门向行政部提出申请后统一采购，特殊物品采购由部门主管、副总同意后另行购买。
    二、信件的收发、文件资料打、复印，传真管理
    1、公司所有打印、复印文档工作及信件、报刊收发管理工作由行政文员统一负责。收到信件资料由行政文员及时通知或递送给收件人。对投递错误的信件，退回或转移。发件时，由发件人填写好资料，再由行政文员执行发送。
    2、行政文员妥善保管外部提供的文件资料打印、复印或快递的结账单据，并负责核对单据数量、金额，便于财务结算。
    3、员工不得利用公司机器打印或传真与工作无关的文件，行政文员有权监管教育。
    三、执行印制名片的联系、校稿与管理
    1、公司名片格式统一化，由公司行政文员依据企业形象规划并联系印刷业务。
    2、需做名片的员工，先填写名片印制申请单，经部门经理签字后交由行政文员负责办理。
    3、名片印制前需校稿，确认名片职务、部门是否相符，姓名、联系办法等需确认无误。自确认名片内容起，一周内，行政文员将做好的名片发放给名片印制申请者。
    四、执行固定资产及低值易耗品的管理
    1、负责对公司的固定资产进行盘点、登记。做到编好号、贴标码、注明使用状况、统计数量、并责任到具体员工。使用者离开本公司时，公司资产收归行政部管理。对需要报废的资产进行报废登记处理。
    2、行政文员根据盘点状况，制作《公司固定资产使用情况登记表》，发给公司相关负责人。
    3、行政文员负责对打印机、传真机等其它办公设备、设施的保养维护和联系维修工作。
    五、执行书籍、文件、资料的规范管理
    1、公司所有书籍应编码贴号、做好编目、分类存放、按顺序排列整齐，及时更新登记表。
    2、公司员工借书、领取文件资料时，必须签字登记。应注明“日期、姓名、编号、项目名称、数量、归还日期、备注”等。
    3、员工借书的限期不超过一个月，行政文员应提醒催还。员工离开公司时，应归还所领文件、资料给行政文员。#p#副标题#e#书籍、资料被归还时，行政文员应备注说明归还日期。
    六、执行公司证照、年检及员工社保卡的申办
    1、公司变更或申请办理分支机构，先准备办理营业执照相关资料，然后到工商局领取营业执照登记申请表；营业执照申办完毕后，持营业执照原件及公司法人代表身份证复印件办理组织机构代码证；组织机构代码证办理完毕后，准备相关资料办理税务登记证。
    2、公司年检一般从三月份开始，至六月底结束。可登录“深圳市工商行政物价管理局”网站，了解当年度办理年检的需要的资料，先进行网上申请，再交实物资料到工商局办年检。
    3、需办理社保卡的员工，先提交“劳动保障局数码照片回执”，行政部打印“制证清单”后，行政文员到社保局四楼交钱办理。后凭社保局回执领取社保卡。
    七、饮用水管理、订餐、订会议厅、订房、订票等
    1、根据饮用水的饮用情况，及时负责公司饮用水的订送。确认送水桶数、空桶回收数量。
    2、公司负责人或其它部门根据实际需要，提出订餐、订会议厅、订票、订房申请时，行政文员予以代办，结款方式根据实际情况而定。
    3、订餐、订会议厅、订票、订房工作需一定的提前量（订票一般提前2～3天知会行政文员，订餐、订房一般提前1～2天，订会议厅一般提前10～20天）。
    八、来访者接待、会议活动、员工考勤统计管理
    1、负责公司来访客户的礼貌接待与服务。
    2、公司会议，由行政文员统一发出通知。如需投影设备，会前应做好会场布置及设备调试。会议所述内容由行政文员记录、整理存档。会后，行政文员负责清理会场、查收设备。协助客服部，负责做好课程活动前，宣传资料、横幅、食品、水杯等相关物品的准备。
    3、每月需制作考勤签到表。负责员工每月病假、事假、加班、迟到等考勤的管理与统计。
    九、执行公司领导交待的其它临时性的突发事情。
    1、优先完成公司领导交办的各类紧急事务。
    2、规定时限内完成不了的，应向领导说明其原因，并尽力尽快完成，最终汇报完成结果。
    3、有任何工作困惑，可通过邮件或面谈的方式提出，记住：透明沟通，工作畅通。