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办公室文员岗位职责(3)

时间:2012-11-28 作者:贺加贝分类:职责来源:书通网

6.借用（1）部门员工借用文件时要在《借用登记表》上登记，注明借用文件的名称、借用日期、借用人及需借用的时间；（2）对于外部门借用文件的，要经经理同意后方可办理借用手续；（3）外部门办理借用文件手续时，要持对方负责人签字的 memo，注明借用的原因、借用的文件名称及所需借用的时间，并在《借用登记表》上登记文件名称、时间及借用人；（4）文件归还后，要查看有无遗失、破损现象，并由借用人在《借用登记表》上签字，记录归还时间。

7.销毁（1）对于到保存期限的《贵宾团体接待服务计划单》、memo 等文件，请示是否销毁；（2）同意后，以 memo 的形式，列明需销毁文件的名称、文件下发日期、保存的起止日期，上报审批签字；（3）将审批签字后的 memo 上报质检部进行审批；（4）接到质检部同意销毁的书面批复后，方可销毁；（5）销毁时根据表格数量的大小可采取到锅炉房烧毁或用碎纸机粉碎等方式；工作项目名称：

表格管理
⒈申领（1）对于酒店统一外出印刷的表格按照酒店核定的表格月用量，每月列入《物品月计划申报单》中申领；（2）对于部门专用表格月用量在三十张以上的，按照部门月用量，每月月初填写《印刷申请单》，经审批签字后，上报质检部审批；（3）对于月用量较少，但长期使用的表格，亦应根据实际使用情况，定期申请印刷使用；（4）接到表格印刷完毕的通知后，到美工室将表格领回，并在《印刷申请单》中部门确认一栏签字确认；（5）对于酒店统一使用但没有外出印刷的表格，按照酒店规定的表格领取时间到质检部领取。

⒉登记（1）对于领取的表格要进行登记，设立表格台帐；（2）部门员工在领用表格时，要在《领用登记表》上登记，注明日期、名称、数量及领用人；（3）月末将当月表格领用情况汇总，并在表格台帐支出栏内登记当月发放的总数量。

⒊整理（1）对于使用过的不需当天上交给相关部门的表格，要每十天进行一次整理；（2）月末将当月的表格进行汇总、装订，在封皮上标明名称、月份；（3）对于需要进行总结分析的，要统计出有关数据。 ⒈对表格要进行分类整理。

⒋存放（1）在表格存放橱内标明存放期限，如一个月、三个月、半年等；（2）将整理好的表格按照保存期限分开存放。

⒌借用（1）对于各部门需要借用使用过的表格时，需经经理同意后方可办理借用手续；（2）外部门办理借用表格手续时，要持对方负责人签字的 memo，注明借用的原因，借用的表格名称、借用日期及所需借用的时间，并在《借用登记表》上登记表格名称、借用日期及借用人；（3）表格归还后，要查看有无遗失现象，并由借用人在《借用登记表》上签字，记录归还时间。

⒍销毁（1）对于到达保存期限的表格，需请示是否销毁；（2）征得同意后，以 memo 的形式，列明需销毁的表格名称、日期、表格保存的起止时间由审批签字；（3）将经理审批签字的 memo 上报质量管理部进行审批；（4）接到质检部同意销毁的书面批复后，方可销毁；（5）销毁时根据表格量的大小可采取到锅炉房烧毁或用碎纸机粉碎等方式；